Hur man kringgår gatekeepers med funktionerna i röstbrevlådan

Gatekeepers är rekryteringsbranschens Cerberus. Deras jobb är att låta de korrekt associerade själarna passera, samtidigt som vi vänder tillbaka oss andra vid grindarna.

Många artiklar har skrivits om hur man ska närma sig dem, vad man ska säga till dem och till och med om att bilda långsiktiga relationer med dem.

Medan administrativa assistenter vanligtvis är de svåraste grindvakterna, kan receptionister också vara beskyddande, fråga ditt företag och anledningen till att ringa. Även när receptionister är skyldiga, efter att ha pratat med dem 20 eller 30 gånger om dagen, kommer de att börja känna igen din röst. Att ringa sent för att nå en "automatisk reception"-funktion som klickar över efter 5:00 används av vissa som ett alternativ. Problemet med detta är att personen du försöker kontakta kan ha gått hem, vilket tvingar dig att lämna ett meddelande.

Lösningen har vanligtvis varit att hitta en anknytning till någon på det önskade företaget, och sedan sekventiellt ringa andra anknytningar tills du hittar den person eller grupp som du letar efter. Även om den här tekniken kan fungera, är den väldigt tidskrävande och ytterst opraktisk på större företag. Många företag är också medvetna om denna taktik och kommer att tilldela förlängningar på ett mer godtyckligt sätt.

Lyckligtvis finns det ett sätt att direkt kontakta nästan vem som helst på vilket företag som helst, med hjälp av föga kända, men mycket användbara funktioner inbyggda i röstbrevlådan. Nedan följer en kort sammanfattning av mina resultat.

Alla röstmeddelandesystem har möjlighet att överföra från person till person och nå automatiska telefonkataloger. Många av dessa kommer också att ge ut anknytningsnummer som enkelt omvandlas till direktnummer.

Det första du behöver göra är att få ett direktnummer. Nästan vem som helst kommer att göra. Detta kan göras på olika sätt. Det enklaste sättet är att jämföra ett kontors telefon- och faxnummer. Om de delar samma suffix (t.ex. 415-989-3800 och 415-989-3801), försök sedan ringa något runt det numret, som 415-989-3822. Om du får ett felmeddelande, oroa dig inte; Jag kommer att ta upp frågan om att hitta ett direktnummer nära slutet av den här artikeln.

När du väl har fått en giltig anknytning (det är viktigt att ingen svarar, du måste få ett meddelande), då har du allt du behöver för att komma igång.

Alla röstmeddelandesystem är olika, men vissa knappar på din telefon kommer att visa olika alternativ i olika röstbrevlåda. De första nycklarna du bör prova är "*"-tangenten och "#". Försök att trycka på dem medan du lyssnar på personens hälsningsmeddelande (alltid före pipsignalen!). Dina resultat kommer att vara olika beroende på röstbrevlådan. För instruktionsändamål, låt oss anta att de har ett AudixTM-system.

Ett AudixTM-system kan kännas igen när du hör meddelandet "Ditt samtal besvaras av Audix." Det finns undantag från denna regel, men det är lätt att bekräfta just detta system. Innan du piper, tryck snabbt på * och sedan på 8 på din telefon. Om du hör meddelandet "Ange den fyrsiffriga förlängningen och pundtecknet" är du i ett AudixTM-system.

Nu börjar det roliga. Med de knappar du just tryckte på kan du nu ange en anknytning och överföras till skrivbordet för den person du vill prata med. Efter att ha tryckt på *8 har du möjlighet att trycka på * och sedan 2 på din telefon och du kommer att höra "Ange efternamn och pundtecken." Detta gör att du kan överföra genom att stava deras efternamn.

Det verkliga guldet bakom ett AudixTM-system är dess katalog. Efter att ha tryckt på *8 eller *2, försök att trycka på **6 (två asterisker och en sexa), och återigen kommer du att höra "Ange efternamn och pundtecken." Skillnaden den här gången är att istället för att överföras kommer systemet att bekräfta personens namn och ge dig deras anknytning. Efter detta väntar den tålmodigt på att du anger ett annat namn. Med detta kunde man bokstavligen samla tillägg för alla i deras röstbrevlåda.

Jag kommer att tillhandahålla en länk i slutet av den här artikeln för ett referenskort med instruktioner för andra röstmeddelandesystem, men vanligtvis handlar det om att trycka på * eller # under den första röstmeddelandehälsningen och lyssna på alternativen den ger dig.

Nu när du har en anknytning, låt mig visa dig hur du ringer upp den direkt.

Ofta är det en enkel fråga om byte. Till exempel, om ett företags huvudnummer är 650-327-8000 och anknytningen du har är 78239, ring 650-327-8239. Andra gånger kan det ha ett annat prefix. Ta en titt på företagets faxnummer för att se om det kommer att "ansluta" där.

Försök att se om den har en kontakt på sin webbplats för investerarrelationer. Detta telefonnummer kommer troligen att överensstämma med de andra anknytningarna.

Om allt annat misslyckas kan Google ofta ge dig det svar du behöver. Försök att söka med företagets namn och riktnummer, använd Googles "-"-operatör för att utesluta de fyra sista siffrorna i telefonnumret. Med exemplet ovan skulle du söka efter: "XYZ Company" +650 -8000. Detta kommer vanligtvis att ge direktuppringningar för andra personer på företaget som bör överensstämma med den anknytning du har.

Informationen i den här artikeln bör ge dig en fingervisning om styrkan i röstmeddelandesurfning för att undvika gatekeepers. Som sagt, det finns många, många fler tekniker och tips för att surfa på röstbrevlådan än vi har plats för här i den här artikeln.

Jag har gjort en PDF-fil tillgänglig på vår webbplats som ger dig katalogkommandon för andra röstmeddelandesystem, samt fler tricks och tips, och mer omfattande instruktioner om röstmeddelandesurfning.

Var medveten om att företag kan ändra sina röstmeddelandeinstruktioner och nya versioner av röstbrevlådan dyker också upp, så du kan behöva modifiera din teknik något hos olika företag eller när systemen uppgraderas.

För fler nyheter och uppdateringar, hjälp med dina visumbehov eller för en gratis bedömning av din profil för immigration eller arbetsvisum, besök bara www.y-axis.com